Ustawa o doręczeniach elektronicznych – od 5 października 2021 r.

Od 5 października 2021 roku wejdzie w życie ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadzająca zasady funkcjonowania w obrocie prawnym elektronicznych przesyłek rejestrowanych. Przepisy umożliwią stosowanie e-Doręczeń zarówno w instytucjach publicznych, jak i w obrocie gospodarczym. Usługa będzie również dostępna dla osób prywatnych.

E-doręczenia już niebawem staną się rzeczywistością. Dzięki ich wdrożeniu komunikacja pomiędzy podmiotami stanie się dużo łatwiejsza i znacząco szybsza – usługa będzie wykorzystywana zarówno w komunikacji między podmiotami publicznymi, jak i niepublicznymi i będzie równie ważna jak wysłanie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru czy osobista wizyta w urzędzie. Rejestrowane doręczenie elektroniczne, bo tak będzie nazywała się usługa, realizowane będzie przez dostawców usług zaufania. Nadawca jak i adresat będą posiadali swoje unikalne adresy do takich doręczeń prowadzone właśnie przez dostawców usług zaufania. Adres będzie ciągiem znaków składający się z następującej struktury:

AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ, gdzie:

AE oznacza rodzaj identyfikatora oznaczający adres elektroniczny

PL-kod kraju

X- cyfrę

Y-literę

ZZ-Cyfry oznaczające sumę kontrolną.

Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego umożliwi jednocześnie, prócz przekazania przesyłki od nadawcy do odbiorcy, wystawienie niezaprzeczalnych dowodów wysłania oraz otrzymania dokumentów. Usługa ta zbierze również dowody przeprowadzonych przez siebie czynności takie jak identyfikacja nadawcy, identyfikacja odbiorcy, dowody związane z dokładnym czasem odbioru i nadania przesyłki. Ponadto pozwoli na zachowanie poufności danych przekazywanych odbiorcy przez nadawcę (jeszcze przed dostarczeniem przesyłki usługa zidentyfikuje adresata, co zniweluje sytuacje dostarczenia korespondencji nieuprawnionej osobie bądź podmiotowi). Rejestrowane doręczenie elektroniczne dzięki swojej konstrukcji uniemożliwi także dokonanie jakichkolwiek nieuprawnionych modyfikacji bądź naruszeń przesyłki. Do wysłanych jak i do otrzymywanych danych będzie używany zaawansowany podpis elektroniczny bądź pieczęć elektroniczna, których zastosowanie eliminuje możliwość wprowadzenia niewykrywalnych zmian do dokumentów. Dodatkowo integralność dowodów zbieranych przez usługę będzie zabezpieczona kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu.

Harmonogram wejścia w życie e-Doręczeń dla podmiotów publicznych:

• Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, zawody zaufania publicznego (m.in. notariusze) – 5 lipca 2022 r.
• NFZ, ZUS, KRUS, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy – 5 lipca 2022 r.
• Uczelnie wyższe, PAN – 1 stycznia 2023 r.
• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki – 1 stycznia 2024 r.
• Niewymienione wcześniej podmioty publiczne – 1 stycznia 2025 r.
• Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna – 1 października 2029 r.

Harmonogram wejścia w życie e-Doręczeń dla podmiotów niepublicznych:

• Podmioty niepubliczne mające wpis w KRS – 5 lipca 2022 r.
• Podmioty niepubliczne mające wpis w CEIDG – 30 września 2026 r.

Jeśli podmiot uzyskał wpis do KRS przed 5 lipca 2022 r., to ma on obowiązek utworzyć adres do e-Doręczeń do 1 października 2022 r. Może to zrobić przez aktualizację wpisu w KRS lub przez wysłanie wniosku, który zostanie zamieszczony na stronie internetowej www.biznes.gov.pl
Podmioty, które uzyskają wpis do KRS po 5 lipca 2022 r., otrzymają adres do e-Doręczeń automatycznie.

Osoby fizyczne będą mogły założyć swój adres do e-Doręczeń już od 5 października 2021 roku. Z kolei osobom, które nie mają dostępu do internetu bądź nie będą chciały korzystać z funkcji e-Doręczeń, zostanie udostępniona pocztowa usługa hybrydowa. W takim przypadku nadana elektronicznie korespondencja zostanie przetworzona przez dostawcę usług zaufania i dostarczona tradycyjnie w postaci wydruku.

E-Doręczenia  docelowo zastąpią wykorzystywaną obecnie platformę ePUAP, za pomocą której obywatelom i przedsiębiorcom świadczone są określone usługi przez administrację publiczną. Platforma wykorzystywana jest także do komunikacji elektronicznej między jednostką administracji publicznej  a mieszkańcem, przedsiębiorcą czy inną jednostką administracji. Doręczenie korespondencji przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do innego podmiotu publicznego posiadającego tożsamą skrzynkę będzie równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy  wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego  jeszcze do 30 września 2029 roku. Po tej dacie, zgromadzona na platformie ePUAP korespondencja zostanie usunięta przez ministra właściwego do spraw informatyzacji – po 30 września 2029 usunie on z ePUAP konta użytkowników oraz ich elektroniczne skrzynki podawcze wraz z zawartością.

Doręczenia elektroniczne docelowo zastąpić maja tradycyjne listy polecone w kontaktach z instytucjami publicznymi, urzędami, firmami. Rozwiązanie to umożliwi wysyłanie i odbieranie ważnych pism niezależnie od miejsca pobytu i niezwłocznie po ich nadaniu. Przyspieszy to i usprawni zwłaszcza postępowania sądowe czy też postępowania administracyjne, zarówno ze strony obywateli, którzy szybciej otrzymają decyzje w sprawach jak i po stronie administracji publicznej, która otrzyma niezwłocznie dowody doręczenia dokumentów elektronicznych w postępowaniu.

Agata Sobolewska – Administratywista i politolog. Doradza przedstawicielom samorządu terytorialnego w zakresie współpracy z biznesem, w szczególności przy innowacyjnych projektach z zakresu m.in gospodarki odpadami, gospodarki wodnej, efektywności energetycznej czy rozwoju miast. Autorka kilkudziesięciu artykułów i książek poświęconych tematyce samorządowej.