Jak w warunkach ograniczania kontaktów dokonywać niezbędnych czynności ze stosunku pracy?

Część, a nierzadko większość pracowników wykonuje dzisiaj pracę zdalną, inni w związku z wdrożeniem przestoju ekonomicznego pozostają w domach. Pracodawca nie ma fizycznego kontaktu z pracownikami, a konieczności ekonomiczne zmuszają go do podejmowania trudnych decyzji, np. o wypowiedzeniu umowy o pracę. Jak to zrobić sprawnie zważywszy na to, że w obecnej sytuacji skorzystanie z usług firmy kurierskiej czy poczty może okazać się nader kłopotliwe, a termin doręczenia wypowiedzenia jest trudny do przewidzenia?

Artykuł 30 § 3 Kodeksu pracy przewiduje formę pisemną dla oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę, nie przewidując w tym względzie żadnych wyjątków. Wprawdzie niezachowanie formy pisemnej nie powoduje nieważności wypowiedzenia, ale w przypadku odwołania się przez pracownika do sądu pracy będzie to jednoznacznie ocenione jako naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów o pracę z wszystkimi wynikającymi stąd konsekwencjami (np. przywrócenie do pracy lub odszkodowanie).

W warunkach faktycznego, powszechnego, wywołanego nadzwyczajnymi okolicznościami paraliżu procesów komunikowania się z pracownikami, tradycyjne formy są praktycznie nie do zastosowania.

Powstaje pytanie, czy i na ile możemy wspomagać się w tym zakresie formą elektroniczną (oczywiście przy założeniu, że w ramach sieci danej firmy pracownik ma osobiste konto i służbowy adres mailowy).

Zdaję sobie sprawę, że przyzwyczajenie do tradycyjnej formy pisemnej (tj. dokumentu papierowego, zaopatrzonego w oryginalny podpis wystawcy) w sprawach z zakresu prawa pracy jest bardzo silne.

Dochodzi do tego jeszcze okoliczność specyficznej konstrukcji Kodeksu pracy, w którym możliwość stosowania formy elektronicznej dla różnych czynności jest wyraźnie przewidziana (np. ustalanie rozkładu czasu pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy), z czego organy ochrony prawnej (PIP, sądy) wywodziły, że np. zastępowanie formy pisemnej elektroniczną jest niedopuszczalne, gdy przepis tak nie stanowi. Na przykład w protokole pokontrolnym u jednego z pracodawców znalazło się stwierdzenie, że stosowanie elektronicznych wniosków o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych stanowi naruszenie przepisu art. 151² § 1 KP, który przewiduje formę pisemną. W ten sposób Kodeks pracy jest skutecznie „zaimpregnowany” przed nowymi (?) sposobami komunikowania się przez strony stosunku pracy.

Czy, wracając do wypowiedzenia, możliwa jest elektroniczna forma tego oświadczenia woli?

Moim zdaniem – tak.

Zgodnie z art. 300 KP w sprawach nieuregulowanych przepisami Kodeksu pracy mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, o ile nie są sprzeczne z przepisami i zasadami prawa pracy. Zastosowanie formy elektronicznej przy wykorzystaniu firmowej sieci informatycznej należy zatem ocenić z punktu widzenia przepisów zawartych w art. 78¹ Kodeksu cywilnego. Brzmią one następująco:

§1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

§2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli, złożonym w formie pisemnej. [podkr. moje]

Powyższe można odnieść do innych oświadczeń woli pracodawcy, których adresatem jest pracownik.

Odnośnie wykonywania nierzadko banalnych czynności o charakterze techniczno-prawnym (np. złożenie wniosku o odbiór nadgodzin czy wniosku o umożliwienie odpracowania „prywatnego wyjścia” z pracy itp.), dopełnienie wymogu pisemności będzie, o ile w ogóle możliwe, napotykało na poważne utrudnienia (np. wynikające z różnych obostrzeń, którymi zostaliśmy objęci w związku ze stanem epidemii). Myślę, że wszyscy, którzy będą w przyszłości oceniać działania pracodawców, wezmą pod uwagę warunki, w jakich zmuszeni byli oni działać.

Autor: Grzegorz Orłowski, radca prawny konsultant w firmie Orlowski-Patulski-Walczak Sp. z o.o.

Polecamy szkolenia online z zakresu prawa pracy.