Aktualności

Praca zdalna – rozwiązanie, które generuje ryzyka. Na co zwracać uwagę?

Przepisy nie przewidują żadnych szczególnych regulacji czasu pracy przy pracy zdalnej. Co do zasady organizację czasu pracy (system, rozkład, okres rozliczeniowy) wyznaczają pracownikowi postanowienia regulaminu pracy (a w małych firmach tzw. obwieszczenia) chyba, że w zakresie przewidzianym w Kodeksie pracy (art. 142, 143 i 144 KP) na wniosek pracownika strony umówią się inaczej.

Praca zdalna, w polskich warunkach wykonywana na ogół w domu, ma swoją specyfikę wynikającą przede wszystkim z tego, że pracownik wykonuje obowiązki praktycznie poza bieżącą kontrolą przełożonego. Stwarza to idealne warunki do łączenia pracy z innymi zajęciami domowymi (np. opieką nad dziećmi, przygotowywaniem posiłków, treningami, sprzątaniem itp.) w efekcie czego rzeczywisty czas pracy bywa trudny do ustalenia. Trzeba wysokiej samodyscypliny, aby nie poddać się rozprzężeniu towarzyszącemu pobytowi w domu z jednej strony i dobrego przygotowania organizacyjnego pracodawcy do zlecenia pracy zdalnej z drugiej.

Kontrola czasu pracy a wykonane zadania

W wielu przypadkach pracodawcy informują, że następuje naturalne obniżenie poziomu koncentracji pracowników i nieefektywne wykorzystanie czasu pracy, ale dopóki zadania są wykonywane, nawet poza nominalnym rozkładem czasu pracy, pracodawca to akceptuje.  Takiemu podejściu sprzyja okoliczność, iż to, co robi pracownik w domu, pozostaje praktycznie poza możliwością monitorowania  nie tylko pracodawcy, ale i inspekcji pracy (nie tylko w czasie epidemii). Pracodawcy automatycznie rejestrują w ewidencji czasu pracy czas w wymiarze obowiązującej pracownika normy lub podwyższonego wymiaru dobowego. Uważają, że w ten sposób sprawa jest zamknięta a firma bezpieczna. Nic bardziej błędnego.

Zadaniowe podejście do pracy a ryzyka dla pracodawców

„Zadaniowe” podejście do pracy przy „rozkładowym” czasie pracy pracownika rodzi wiele ryzyk, które mogą się ziścić w najmniej oczekiwanym momencie. Pracownicy wiedzą o faktycznym braku kontroli wykonywania pracy w czasie rzeczywistym, często wykonują pracę w wybranym przez siebie przedziale godzinowym, zdając sobie sprawę, że pracodawca będzie ich z tego rozliczał, a nie z tego, kiedy te zadania wykonywali. Problem (dla pracodawców) polega na tym, że  wykonywanie pracy zdalnej pozostawia po sobie ślady nie do zatarcia. Sporządzanie dokumentów w formie elektronicznej, korespondencję mailową itp.  można przyporządkować określonym dniom i godzinom. A jeżeli te prace wypadają poza ustalonym rozkładem? To prosta droga do generowania godzin nadliczbowych, godzin, o których pracodawca wie, a przynajmniej łatwo może łatwo się dowiedzieć. Tysiące spraw opartych na tym schemacie trafia do sądów pracy, a „elektroniczne” dowody pracy poza normalnymi godzinami pracy są trudne do podważenia.

Orzecznictwo dotyczące precyzyjnego mierzenia czasu pracy

A orzecznictwo jest dla pracodawców bezlitosne. Systematycznie rozszerza wykładnię pojęcia czasu pracy o nowe czynności, coraz silniej akcentuje potrzebę precyzyjnego mierzenia czasu pracy (co do minuty). Wiele do tej wybitnie propracowniczej wykładni wniósł wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 14 maja 2019r. (C-55/18) akcentujący bezwzględną potrzebę precyzyjnego mierzenia czasu pracy. „Elektroniczne ślady” umożliwiają to.

Wnioski?

Jeżeli  pracownik objęty określonym rozkładem czasu pracy wykonuje pracę zdalną, szef powinien pochylić się od czasu do czasu nad informacjami o datach czy godzinach wykonywania pracy i na bieżąco wyjaśniać powody wykonywania pracy poza normalnymi godzinami pracy. Chodzi o unikanie sytuacji, w których np. pracownik ma do wykonania zadania na jutro, a w godzinach pracy przygotowuje wielodaniowy posiłek dla rodziny, zadanie wykonuje po godzinach i przesyła efekt pracy jutro, czyli terminowo. Szef zadowolony, pracownik i jego rodzina też zadowoleni, tylko z utrwalonych w systemie informatycznym śladów wynika, że pracownik wykonywał pracę nadliczbową, której nie zapisano w ewidencji czasu pracy i za którą pracodawca nie zapłacił pracownikowi. Dokumentacyjnie – poświadczenie nieprawdy, fałszerstwo, czysty wyzysk.

Reasumując, wdrażając pracę zdalną nie należy zapominać, że pracodawca nie zdejmuje z siebie odpowiedzialności za przestrzeganie przepisów o czasie pracy.

Praca zdalna wykonywana naprzemiennie

Pewnym rozwiązaniem może być oczywiście objęcie pracownika zadaniowym czasem pracy (art. 140 KP). Problem jednak polega na tym, że musi być spełniona jedna z przesłanek jego stosowania, a wykonywanie zadań może się odbywać niejako poza normalnym rytmem funkcjonowania firmy, w dowolnym przedziale godzinowym. Ponadto system ten nie nadaje się zupełnie do pracy skooperowanej, wymagającej bieżącego współdziałania z innymi pracownikami. W takich przypadkach charakterystyczny dla systemu zadaniowego brak rozkładu to prosta droga do dezorganizacji.

Art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych (…) (zwanej dalej „ustawą antykryzysową”) przewidujący możliwość wydania pracownikowi polecenia wykonywania przez czas określony pracy zdalnej, nie określa szczegółowych warunków jej wykonywania. W szczególności nie zawiera wymogu wyłączności tej formy pracy. Podobnie jak w przypadku telepracy, którą można wykonywać przemiennie, pracę zdalną również można łączyć z pracą w zakładzie pracy. Pracodawcy reaktywujący swoją działalność, pomimo zagrożeń związanych z epidemią, nierzadko stosują takie rozwiązania  w celu ograniczenia kontaktów fizycznych między pracownikami, zapewnienia odpowiednich warunków tym, którzy w danym dniu wykonują pracę w firmie albo traktują to tylko jako rozwiązanie przejściowe służące readaptacji pracowników do normalnych warunków wykonywania pracy. „Zabranie” im bowiem z dnia na dzień możliwości wykonywania pracy zdalnej mogłoby się wiązać z bardzo negatywnymi konsekwencjami i to dla pracowników jak i pracodawców.

Taka naprzemienna praca zdalna, co do zasady, nie narusza przepisów prawa pracy (nie ma przepisu, który by tego zakazywał), a w zakresie organizacji czasu pracy wymaga dokonania podobnych zabiegów jak w przypadku świadczenia pracy zdalnej we wszystkie dni robocze.

Przemienna praca zdalna a określenie czasu wykonywania pracy

Przede wszystkim przy decydowaniu się na przemienną pracę zdalną nie należy obejmować pracownika różnymi systemami czasu pracy (innym w firmie, innym w domu).  Po pierwsze, stworzylibyśmy rozwiązanie nieznane prawu pracy, po drugie prawidłowe rozliczenie czasu pracy stałoby się nie tylko trudne, ale w pewnych sytuacjach wręcz niemożliwe. W znanych mi przypadkach pracodawcy najczęściej przyjmują rozwiązanie, że zarówno w domu jak i w firmie pracownik jest objęty tym samym rozkładem i systemem czasu pracy. Zmienia się tylko (choć nie zawsze) sposób potwierdzania obecności w pracy. W domu możliwa jest przede wszystkim forma elektroniczna (np. zalogowanie się do systemu). Nie zmieniają się zasady zarządzania pracy nadliczbowej, pracodawcy wyraźnie zaznaczają, że może się ona odbywać wyłącznie na pisemne polecenie pracodawcy, tak samo jak przy pracy w firmie.  Na wniosek pracownika można ustalić mu indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 KP)  np. inny w firmie, inny w domu (pamiętać jednak należy o gwarantowanych okresach odpoczynku dobowego i tygodniowego). Złym rozwiązaniem jest wprowadzanie swego rodzaju hybryd przewidujących, że w biurze pracownik świadczy pracę w ustalonym rozkładzie a w domu „zadaniowo”, a więc w istocie w wybranym przez siebie przedziale czasowym. Takie rozwiązania, mające w sobie dużą dozę zdrowego rozsądku, byłyby trudne  (o ile w ogóle możliwe) do zaakceptowania przez sądy pracy, przyzwyczajone do stosowania „czystych”  i jednoznacznych rozwiązań w tym zakresie. Zgodnie zatem ze swoistą logiką regulacji kodeksowej powinniśmy dokonać wyboru jednego systemu czasu pracy dla pracowników wykonujących przemienną pracę zdalną.

Ustawa antykryzysowa a decyzje pracodawcy

Dopóki obowiązuje wspomniany art. 3 ust. 1 ustawy antykryzysowej, a  wykonywanie pracy zdalnej należy do uprawnień dyspozycyjnych pracodawcy, co oznacza możliwość szybkiego podejmowania i zmiany decyzji w tym przedmiocie przez pracodawcę bez konieczności wprowadzania zmian w umowach o pracę czy wewnątrzzakładowym prawie  –  pracodawcy mogą się decydować na bardzo zróżnicowane rozwiązania i gdy zajdzie taka potrzeba – wprowadzać w nich zmiany.

W odniesieniu do organizacji czasu pracy nie powinni zapominać, że sztywne i „bezlitosne” dla pracodawców przepisy działu VI Kodeksu pracy obowiązują wszędzie tam, gdzie pracownik wykonuje pracę. Nawet w jego domu. Chodzi o to, aby uniknąć albo przynajmniej ograniczyć sytuacje, w których np. zwalniani wskutek kryzysu pracownicy nie zgłaszali masowych roszczeń o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, skutecznie uprawdopodabniając taką pracę elektronicznymi śladami swojej aktywności zawodowej.

Grzegorz Orłowski, radca prawny konsultant w firmie Orlowski-Patulski-Walczak Sp. z o.o.